Satzungsergänzung zum Thema Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Die folgenden Punkte stellen die Regelungen zum Datenschutz bzw. zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte der Vereinsmitglieder dar:

1)

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen) in automatisierter Form. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um folgende Mitgliederdaten: Mitgliedsnummer, Name und Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Funktion(en) und Aufgabe(n) bzw. Abteilungszugehörigkeit(en) im Verein.

2)

Die in 1) genannten Daten sind Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt.

3)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung sind:

-          der 1. Vorsitzende, Herbert Nowak,

-          der 2. Vorsitzende, Johann Wesner

-          die Vereinssekretärin, Britta Demir

Aufgrund des §38 DBSG ist der Verein nicht verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, da die ehrenamtlichen Mitarbeiter des TG Bessungen, welche mit automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt sind, die Zahl 10 nicht übersteigt.

4)

Der Datenschutzansprechpartner des Vereins ist Herr Herbert Nowak  (1. Vorsitzender); Vertreter ist Herr Johann Wesner (2. Vorsitzender) (datenschutz@tgb-darmstadt.de).

5)

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung, Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

6)

Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten dorthin: Name und Kontaktdaten des Vereinsvorstandes.

7)

Dachverbände, bei denen ein Verein Mitglied ist, sind im Verhältnis zu seinen Mitgliedern datenschutzrechtliche Dritte. Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine im Rahmen der Erforderlichkeit nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des übermittelnden Vereins oder um die Ziele des anderen Vereins zu verwirklichen, etwa bei der überregionalen Organisation eines Turniers, und sofern keine Interessen oder Grundrechte und -freiheiten der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Abs 1 b) und f) DS-GVO)

Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die jeweiligen Mitglieder am Sportbetrieb, den der jeweilige Verband veranstaltet, teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen.

8)

Im Zusammenhang mit seinen satzungsgemäßen Veranstaltungen (z.B. Sportwettkämpfe, Mitgliederversammlungen) veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder auf seiner Homepage und übermittelt solche Daten und Fotos an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien (DS-GVO Art. 6 Abs. 1 f). Die Veröffentlichung / Übermittlung der Daten umfasst hierbei höchstens Name (soweit möglich in abgekürzter Form), Vereins-/Abteilungszugehörigkeit, Funktion und Aufgabe im Verein sowie – falls erforderlich oder zwangsläufig mit einer Wettkampfteilnahme verbunden – Altersklasse oder Teamjahrgang. 

9)

In seinen Vereinsveröffentlichungen sowie auf seiner Homepage berichtet der Verein auch über Jubiläen, Ehrungen (z.B. wegen langjähriger Mitgliedschaft und Arbeit im Verein) sowie Geburtstage seiner Mitglieder. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und höchstens folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer, aktuelle und frühere Funktionen im Verein und – soweit erforderlich – Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag.

Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein – unter Meldung von Name, aktuelle und frühere Funktionen im Verein, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer – auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln (DS-GVO Art. 6 Abs. 1 f). Im Hinblick auf Jubiläen, Ehrungen und Geburtstage kann das einzelne Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung / Übermittlung von Fotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Wird der Widerspruch bis 4 Wochen vor dem Ereignis ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung. Bei späterem Widerspruch sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, entfernt der Verein Daten und Fotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen in diesem Bereich.

Nach Art. 6Abs. 1 f) DS-GVO kann der Verein Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern  (z.B. von Gästen) erheben, soweit dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist und sofern nicht die Interessen der Grundrechte und -freiheiten der betroffenen Person überwiegen.

10)

Mitgliederlisten werden nur aufgabenspezifisch und auszugsweise als Datei an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre (z.B. Trainer) und Mitglieder (z.B. Mannschaftsführer) herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte, Teilnahmerechte) benötigt, wird ihm eine Datei der notwendigen Daten gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist, zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht werden.

11)

Mitgliedsdaten werden nicht auf Datenträgern oder Servern von Dritten (z.B. Cloud-Diensten) gespeichert.

12)

Die Mitgliederdaten werden spätestens 1 Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen entfernt der Verein Daten und Fotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen in diesem Bereich.

13)

Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 GS-DVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 GS-DVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail bei den in (3) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.

14)

Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich an die Geschäftsstelle mitgeteilt oder per E-Mail (datenschutz@tgb-darmstadt.de) gesandt werden.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

15)

Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 GS-DVO). Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden.

Vereinsordnung der TG Bessungen 1865

Diese ergänzende Regelung ist als Vertragsverhältnis zwischen den Mitgliedern und dem Verein anzusehen, dessen Inhalt im Wesentlichen durch die Vereinssatzung vorgegeben wird.

Datenschutz im Verein:

Nach Artikel 13 und 14 EU-DS-GVO wird das Vereinsmitglied auf folgende Information hingewiesen.

1.      Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:
TG Bessungen 1865 e.V. gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach §26 BGB, Herbert Nowak, Im Wingert 4, 64285 Darmstadt, E-Mail: herbert_nowak@web.de
Aufgrund des §38 DBSG ist der Verein nicht verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, da die ehrenamtlichen Mitarbeiter des TG Bessungen, welche mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt sind, die Zahl 10 nicht übersteigen.

2.      Jedes Mitglied erteilt die Einwilligung der Datenverarbeitung freiwillig und kann diese jederzeit ganz oder teilweise per Mail an herbert_nowak@web.de widerrufen.

3.      Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitarbeiter im Verein verarbeitet.
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladungen zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes).
Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände an diese weitergeleitet.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.

4.      Rechtsgrundlagen, aufgrund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.
Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.
Werden personenbezogene Daten erhoben ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit a) i.V.m. Artikel 7 DS-GVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen und überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer z.B. im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.
Nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO kann der Verein Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (z.B. von Gästen) erheben, soweit dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen.

5.      Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Zur Datenübermittlung gehört jede Art von Veröffentlichung personenbezogener Angaben, z.B. in einer Tageszeitung oder im Internet. Nach Art. 6 Abs. 1 lit b) DS-GVO können die Daten von Mitgliedern weitergegeben werden, wenn dies zur Erreichung des Vereinszwecks, insbesondere zur Verwaltung und Betreuung der Mitglieder erforderlich ist. Darüber hinaus darf der Verein die Daten seiner Mitglieder und anderer Personen auch zu einem anderen Zweck als zu dem, zu dem sie erhoben worden sind, übermitteln, wenn der Verein oder der Empfänger daran ein berechtigtes Interesse hat und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO).

Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine:
Dachverbände, bei denen ein Verein Mitglied ist, sind im Verhältnis zu seinen Mitgliedern datenschutzrechtliche Dritte. Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine im Rahmen der Erforderlichkeit nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des übermittelnden Vereins oder um die Ziele des anderen Vereins zu verwirklichen, etwa bei der überregionalen Organisation eines Turniers, und sofern keine Interessen oder
Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit f) DS-GVO).

Informationen über Vereinsmitglieder (z.B. Spielergebnisse und persönliche Leistungen, Mannschaftsaufstellungen, Ranglisten etc.) oder Dritte (z.B. Spielergebnisse externer Teilnehmer an einem Wettkampf) können ausnahmsweise auch ohne Einwilligung kurzzeitig ins Internet gestellt oder in der Presse veröffentlicht werden, wenn die Betroffenen darüber informiert sind und keine schutzwürdigen Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der Veröffentlichung im Einzelfall überwiegen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO.
Um den Eingriff in das Persönlichkeitsrecht in Grenzen zu halten, dürfen bei derartigen Veröffentlichungen jedoch allenfalls Vorname, Nachname, Vereinszugehörigkeit und evtl. in begründeten Ausnahmefällen der Geburtsjahrgang aufgeführt werden.

6.      Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

      - Das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO
      - Das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO
      - Das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO
      - Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
      - Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO
      - Das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
      - Das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO

      - Das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch        berührt wird.

Bei Streitfällen kann sich das Mitglied an den Landesdatenbeauftragten von Hessen   wenden.

7.      Zusendung von Vereinsangeboten:
Jede Information über Vereinsangebote dient der Verwirklichung des Satzungssatzes und somit den berechtigten Interessen des Vereins. Der Zusendung von Vereinsangeboten kann jedes Mitglied per Mail an herbert_nowak@web.de widersprechen.